Agent de rédaction de mémoires techniques
Analyser un dossier de consultation, en extraire les attentes, et mobiliser les bonnes informations internes pour préparer une réponse.
Le contexte
Répondre à un appel d’offres nécessite de lire de nombreux documents, d’identifier les attentes du donneur d’ordre et de mobiliser les bonnes informations internes, souvent dispersées dans les réponses précédentes.
Le problème
Le temps de réponse est contraint. L’essentiel de l’effort part dans la relecture du dossier de consultation et la recherche de ce qui a déjà été écrit ailleurs, au détriment de l’argumentation.
Le processus existant
- Lecture intégrale du dossier de consultation
- Relevé manuel des critères d’évaluation
- Recherche dans les mémoires précédents
- Reprise et adaptation de paragraphes existants
- Relecture croisée avant dépôt
Les contraintes
- Un critère oublié peut disqualifier la réponse
- Les engagements pris doivent être tenables
- Le style doit rester celui de l’entreprise
- La responsabilité du contenu reste humaine
La solution retenue
Ce qui a été construit, et pourquoi.
Le dossier de consultation est analysé pour en extraire les critères et les attentes. Une recherche documentaire sur les mémoires antérieurs remonte les passages pertinents avec leur source. La rédaction est guidée critère par critère, chaque proposition restant à valider.
Architecture simplifiée
- Dossier de consultation
- Extraction des critères
- Recherche dans les mémoires
- Base d’expérience évaluée
- Rédaction guidée
- Validation humaine
Ce que fait l’IA
- Extraire les critères et attentes du dossier
- Retrouver les passages pertinents dans l’historique
- Proposer une trame de réponse par critère
- Signaler les critères non couverts
Ce que font les règles
- Vérifier qu’aucun critère n’est laissé sans réponse
- Contrôler la présence des pièces obligatoires
- Encadrer ce qui peut être réutilisé d’un dossier à l’autre
Ce que fait l’utilisateur
- Arbitrer les engagements pris
- Réécrire ce qui doit l’être
- Valider chaque passage réutilisé
- Assumer la réponse déposée
Objectifs et mesure
Ce qui est visé, et comment ce sera vérifié.
Ces éléments sont des objectifs, pas des résultats. Ils seront remplacés par des mesures réelles une fois le déploiement effectué.
Objectifs
- Réduire le temps passé à retrouver l’existant
- Éliminer les critères oubliés
- Reporter l’effort sur l’argumentation plutôt que sur la recherche
Indicateurs prévus
- Nombre de critères non traités avant relecture
- Temps consacré à la recherche documentaire
- Part du mémoire réécrite après proposition
Enseignements
Ce que ce projet a appris.
- 01
La mémoire d’expérience ne peut pas être alimentée automatiquement : un paragraphe réutilisé sans validation propage une erreur d’un dossier à l’autre.
- 02
L’intérêt principal n’est pas la rédaction mais le contrôle de complétude : c’est l’oubli d’un critère qui coûte le marché.
Un fonctionnement comparable chez vous ?
Décrivez votre processus actuel : nous verrons ensemble si la même structure s’applique, et à quel niveau de solution elle correspond.